Préparation, communication et flexibilité : comment Vantage Data Centers opère pendant la pandémie de coronavirus.

Il n'existe pas de manuel ou d'ensemble de directives qu'un individu ou une entreprise puisse suivre pour surmonter ce à quoi nous sommes actuellement confrontés. La pandémie mondiale de coronavirus en cours est sans précédent –.

Et pour beaucoup d'entre nous, il est difficile de savoir où nous en sommes dans l'aplatissement de la courbe. Alors que certaines juridictions envisagent de rouvrir des entreprises clés et de faire retourner les gens au travail, de nombreux experts prévoient que les directives de distanciation sociale et d'assainissement devront être en place pendant des mois – potentiellement jusqu'à ce qu'un vaccin soit disponible. Et une chose est sûre, personne n'a hâte de faire face à une éventuelle deuxième vague de COVID-19.

Malgré l'absence de résolution claire de la pandémie, les entreprises de nombreuses industries essentielles continuent de fournir des services clés. En tant qu'entreprise essentielle, Vantage Data Centers est l'une des sociétés qui est restée ouverte pour assurer le bon fonctionnement des capacités et services informatiques importants. Et nous avons réussi à continuer à fonctionner en cette période difficile et éprouvante grâce à un certain nombre de facteurs et d'étapes importants que l'entreprise avait déjà mis en place avant le déclenchement du COVID-19.

Nous aimerions partager trois des principaux facteurs – la préparation, la flexibilité et la communication – qui nous ont permis de continuer à fonctionner sans interruption, dans l'espoir qu'ils puissent aider d'autres entreprises à faire de même pendant cette pandémie et lors de futures urgences. Examinons chacun d'eux séparément et discutons des moyens par lesquels ils ont profité à Vantage au cours des derniers mois.

Adopter un niveau de préparation “ digne d'un scout ”

Il y a un dicton : “ La chance, c'est ce qui se passe quand la préparation rencontre l'opportunité ”. Si ce dicton est correct, Vantage a eu beaucoup de chance pendant cette pandémie mondiale.

Selon Chris Jackson, vice-président des opérations de site chez Vantage, “ Si vous essayez de créer une structure alors que le navire est en train de couler, vous allez avoir du mal. Il est essentiel que la structure soit en place, à l'avance, pour vous assurer que vous êtes prêt à réagir lorsque le désastre frappe. ”

Chez Vantage, nous avons mis en place cette structure en concevant, documentant et mettant en œuvre des politiques bien avant la pandémie de COVID-19, puis en nous efforçant constamment de les affiner et de les améliorer. En tant que fournisseur de centres de données proposant des accords de niveau de service et s’engageant auprès de ses clients à garantir une disponibilité de 100%, disposer de plans d’intervention d’urgence et de plans de secours fait partie intégrante de nos procédures opérationnelles standard. De plus, nous avons intégré la redondance dans notre chaîne d’approvisionnement et nous nous sommes efforcés de diversifier notre écosystème de fournisseurs afin de garantir que la chaîne d’approvisionnement de Vantage ne puisse pas être facilement perturbée en cas d’urgence.

Cet attribut est important malgré le fait que Vantage soit intrinsèquement bien protégée des problèmes de chaîne d'approvisionnement, en grande partie grâce à notre approche de la maintenance des équipements, un processus décrit par notre directeur des opérations, Chris Yetman :

“Les personnes qui entretiennent nos installations effectuent la grande majorité du travail. Nous remplaçons les pompes, les moteurs, les contrôleurs et les compresseurs lorsqu'ils tombent en panne. Nous avons même des normes cohérentes pour les onduleurs et nous envoyons nos employés devenir des représentants autorisés et certifiés par le fabricant pour réparer cet équipement. Cela nous permet de réparer notre équipement, concrètement.”

Cette approche a permis de garantir que les équipements de remplacement sont disponibles si nécessaire. Elle a également permis de veiller à ce que les travaux de maintenance puissent se poursuivre même si les techniciens externes sont indisponibles ou incapables de se déplacer en raison de la pandémie.

Une culture de transparence

La communication fait partie de notre culture et un élément clé pour ce que nous considérons comme l'excellence opérationnelle. Vantage a toujours été incroyablement transparent avec ses clients, ne leur laissant jamais de doutes sur ce qui se passe, pourquoi cela se passe, si quelque chose ne fonctionne pas ou ce que nous faisons pour résoudre un problème.

Cette même approche de communication a été incroyablement bien accueillie par nos clients durant la pandémie de coronavirus, et extrêmement précieuse pour notre entreprise.

Dès le début, nous avons commencé à communiquer avec nos clients au sujet des plans de l'entreprise pour faire face à l'épidémie de coronavirus. Nous les avons contactés pour discuter des mesures prises pour assurer la sécurité des employés dans le centre de données pendant la pandémie, et pour répondre à leurs questions et demandes. Le résultat a été incroyablement positif.

“ Il était important pour nous, dès le départ, d'engager chaque client individuellement car chacun a sa propre entreprise, sa culture et sa dynamique ”, a déclaré Heather Rogers, responsable des baux de centres de données chez Vantage. “ Si certains clients avaient des demandes intéressantes pour nous, d'autres avaient de très bonnes idées. Nous avons en fait pu les intégrer et les faire partie de notre processus pour l'améliorer... le rendre meilleur et plus résilient pendant cette période difficile. ”

La communication a également été essentielle avec les responsables locaux du gouvernement.

En tant que fournisseur de centres de données avec des campus aux États-Unis, au Canada et en Europe, il est essentiel que nous travaillions avec les responsables gouvernementaux locaux pour comprendre la position et les directives de chaque région. En travaillant en étroite collaboration avec ces responsables, l'industrie des centres de données – dans son ensemble – a pu garantir le statut “ d'entreprise essentielle ” alors que les juridictions fermaient de nombreuses entreprises et industries, garantissant ainsi que nous puissions continuer à fonctionner et à servir nos clients pendant la pandémie. Cette sensibilisation et cet engagement ont également été essentiels pour garantir que la chaîne d'approvisionnement des centres de données reste intacte, que les employés puissent se rendre et revenir du travail en toute sécurité, et que les services nécessaires soient disponibles pour les entreprises de centres de données.

Ouvert au changement

Vantage récemment acquis Etix Everywhere dans le cadre d'une expansion européenne de $2 milliards, en plus de acquérir 4 degrés au Canada début 2019. Ces acquisitions ont permis à Vantage d'évoluer très rapidement d'un fournisseur de centres de données américain à un fournisseur de centres de données mondial.

Pour faciliter cette transition, nous avons travaillé à devenir plus décentralisés tout en maintenant une culture de “travail au bureau”. Les processus que nous avons mis en place et les technologies que nous avons adoptées pour faciliter cette transition nous ont permis de répondre aux exigences changeantes du lieu de travail imposées par une pandémie mondiale.

Alors que le coronavirus menaçait de fermer de nombreux lieux de travail, nous avons agi rapidement pour permettre le télétravail aux employés non essentiels. Nous avons profité des technologies de télétravail et de visioconférence mises en place de manière proactive dans toute l'entreprise pour garantir que les employés soient tout aussi efficaces chez eux qu'au bureau.

Reconnaissant que certains membres du personnel essentiel pourraient devoir s'auto-isoler en raison d'une exposition potentielle à la COVID-19, nous avons également mis en place une politique qui leur permet de travailler à domicile et de rester productifs même dans un environnement de quarantaine. Vantage a même commencé à fournir des repas au personnel essentiel travaillant sur site afin de limiter leur exposition au virus, de les maintenir en bonne santé et de leur témoigner simultanément notre gratitude pour leur engagement, leur dévouement et leurs sacrifices.

Cette flexibilité et cette capacité d'adaptation à un environnement changeant ont permis de maintenir les employés au travail et productifs, même lors d'une pandémie mondiale.

Nous traversons vraiment une période et des circonstances sans précédent. Bien que le coronavirus continue d'avoir un impact sur nos vies dans un avenir prévisible, la préparation, la communication et la flexibilité ont aidé notre entreprise à maintenir ses opérations et à servir nos clients. Au fur et à mesure que nous apprenons de plus en plus de cette situation, nous appliquerons les connaissances acquises pour améliorer nos politiques et nous préparer encore mieux à la prochaine urgence.